Управление ПО минимум рисков, максимум пользы

Управление лицензиями на программное обеспечение еще недавно считалось прихотью финансово обеспеченных корпораций, способных потратить значительные средства на данную услугу. Однако, как показывает практика, внедрение Software Asset Management достаточно оправдано и приносит свои плоды.

Зачем это нужно?

Учитывая все возрастающий объем затрат на приобретение программного обеспечения, следует отметить тот факт, что управлению корпоративным ПО уделяется недостаточное внимание. Защитить инвестиции в программное обеспечение вашей организации, а также позволить вам определять наличие ПО, эффективность его использования и возможные избытки лицензий на него помогает система Управления лицензиями на программное обеспечение - Software Asset Management (часто используется сокращение SAM).

В сегодняшнем мире бизнеса SAM крайне необходим. Уже сейчас мы можем с уверенностью говорить о том, что использование лицензионного программного обеспечения в нашей стране становится нормой. Корпоративные пользователи приходят к осознанию того, что организация защиты от возможных экономических и юридических претензий правообладателей, а также государственных контролирующих органов является серьезной предпосылкой для «сохранения лица» компании, а также защиты от незапланированных сбоев в производственной деятельности. Ведь помимо нанесения ущерба репутации организации, существует еще множество рисков, связанных с неэффективным управлением ПО: это неграмотное использование бюджета и незапланированные расходы, финансовые потери вследствие простоев и конфискации техники и многое другое.

Использование SAM предполагает получение полного контроля над установками программного обеспечения и жизненным циклом лицензий. Что, в свою очередь, позволяет как экономить средства, расходуемые на закупку прав, так и сохранять деньги, расходуемые на последующее сопровождение и переход на новые версии. Данная система позволяет полностью стандартизировать профили ПО, определить, какое программное обеспечение следует обновить либо легализовать. Помимо этого, позитивным фактором использования SAM является централизация закупки лицензий с привлечением юридической экспертизы, а также вовлечение распорядителей бюджетов в процесс принятия решений о закупке нестандартизированного ПО.

Уже не экзотика

Еще недавно внедрение Software Asset Management рассматривалось как прихоть богатых компаний, способных потратить значительные средства на новомодный тренд. Однако в последнее время SAM красноречиво доказывает свою эффективность на практике. Использование контрафактного программного обеспечения в нашей стране, как и во многих зарубежных странах, карается по закону. И данная система стала тем средством, которое на должном уровне помогает минимизировать риски, связанные с недолицензированием. Вовлечение в процесс внутреннего аудита программного обеспечения юридического отдела позволяет на законодательном уровне урегулировать все возможные непредвиденные обстоятельства, возникающие при эксплуатации ПО. Создание и обновление пакета документов в каждом офисе дает возможность эффективно взаимодействовать с проверяющими органами, а также дает руководителю офиса детальную картину того, что происходит с программным обеспечением на данном предприятии или филиале. Еще одним немаловажным средством сведения рисков к минимуму является обучение основам лицензирования ответственного сотрудника в каждом офисе, а также вовлечение директора компании в данный процесс. Таким образом, сотрудники фирмы несут корпоративную ответственность за происходящее на их предприятии, что, в свою очередь, снижает возможность негативных последствий использования нелицензионного ПО. В целом же основной эффект данной практики заключается в снижении финансовых расходов на приобретение и эксплуатацию корпоративного программного обеспечения.

С чего начать?

Внедрение SAM в организации начинается с подготовительных мероприятий, которые предполагает информирование всех сотрудников компании, а также проведение совещаний с руководителями всех подразделений относительно целей внедрения SAM, первоочередных задач, выгод, которые получит компания от внедрения системы управления лицензиями. Понимание необходимости данной работы всеми сотрудниками компании способно значительно сократить сроки внедрения системы управления лицензиями и повысить ее эффективность.

Первый этап внедрения включает в себя сбор информации, которая требуется для внедрения управления лицензиями в организации. Это количество персональных компьютеров на вашем предприятии и количество серверов. Далее необходимо провести инвентаризацию программного обеспечения с получением полного перечня продуктов, установленных на ваших компьютерах. Затем необходимо сопоставить количество установленных программных продуктов с уже имеющимися лицензиями. Таким образом, можно выяснить, все ли лицензии у вас имеются, и нет ли среди них лишних. Помимо этого, в организации должны появиться внутренние стандарты на используемое программное обеспечение и аппаратные средства. По результатам инвентаризации определяется состояние дел в области ПО на данный момент времени. А по результатам разработки стратегических подходов в области управления лицензиями на программное обеспечение определяется желаемое состояние, которого организации нужно достичь. В дальнейшем разрабатывается план, позволяющий перейти из текущего состояния в необходимое. Это и есть – в общих чертах – план управления лицензиями на предприятии.

От теории - к практике

Между тем, во многих компаниях уже отмечают позитивные моменты использования  новой методологии. Как отметил ИТ-менеджер компании EPAM SYSTEMS Михаил Казовский, решение о внедрении SAM в данной компании было продиктовано необходимостью рационально управлять лицензиями. То есть иметь актуальную информацию о количестве и номенклатуре используемых экземпляров ПО, а также снизить различные риски, вызываемые возможным контрафактным использованием программного обеспечения. Конечно, в данном процессе было и немало трудностей. Основные из них заключались в том, что выбранное ПО SAM было неприспособленным к распределенной инфраструктуре данной компании. Пришлось встретиться и с определённым сопротивлением персонала – ввиду унификации используемого инструментария. Компания столкнулась также с необходимостью вести учет лицензий по странам, что значительно затрудняет глобальные закупки. Сама регистрация лицензий оказалась достаточно трудоемкой.

- Между тем, отмечены и положительные моменты внедрения новой технологии, которых оказалось немало, - констатирует Михаил Казовский. – Значительно снизились юридические и экономические риски, а также появилась возможность эффективно управлять жизненным циклом программного обеспечения – от его приобретения до  завершения эксплуатации. Однако даже полный внутренний compliance не является гарантией при проверках представителей государственных органов. И даже стопроцентно лицензированной организации надо уметь продемонстрировать лицензионность используемого ПО.

Отметим, что мнение по внедрению и работе SAM Михаил Казовский высказал, как специалист-практик, не выражая официальное мнение соответствующей компании.

Напоследок специалист дал ряд практических рекомендаций для организаций, планирующих внедрение SAM:

- Обязательно заручиться поддержкой руководства, включая финансирование (не только на проект, но и на закупку недостающих лицензий);

Тщательно проанализировать и выбрать путь внедрения - сторонние консультанты или внутренняя рабочая группа;

На начальном этапе проекта ограничить круг анализируемых производителей ПО;

Параллельно с внедрением процесса сканирования внедрять процесс стандартизации наборов ПО и централизованный процесс закупки;

Исключить из рассмотрения те наименования ПО, которые контролируются средствами, встроенными производителем (плавающие лицензии, лицензии с аппаратным ключом) – при условии, что сотрудники не используют контрафактные копии;

Оптимизировать процесс лицензирования таким образом, чтобы подсчет и дозакупку лицензий можно было делать как можно реже - идеально раз в год.

Надеемся, что выполнение указанных рекомендаций поможет заинтересованным компаниям во внедрении и практическом применении систем управления лицензиями на программное обеспечение и позволит избежать многих рисков.

В настоящий момент председателем комитета по законопроектной деятельности совершенствованию законодательства, взаимодействию с государством и защите авторских прав ассоциации «Инфопарк» Сергеем Дивиным  в соавторстве со специалистом-практиком Антоном Никанчиком, при поддержке и партнерстве Ассоциации «Инфопарк» готовится к изданию книга “IT Правовой путеводитель”, в которой один из разделов будет посвящен управлению лицензиями. Планируется пояснять вопросы лицензирования на конкретных примерах с приложением образцов документов.

Гринёв Сергей Олегович, для журнала "ИТ-бел"